Usos de Excel en una Agencia de Marketing Online

¿Qué decir de las bondades de Excel para lograr una correcta optimización en el manejo de datos?

Pues vamos a tratar de desgranar de forma básica, por áreas, las funcionalidades concretas que Excel puede cubrir y satisfacer, en lo que se refiere a necesidades específicas que puedan surgir en una Agencia de Marketing Online.

Vamos a recopilar y enumerar las funciones más interesantes o usuales, desde el punto de vista operativo, del día a día en los respectivos trabajos y tareas, pero lógicamente solo atacaremos las principales, no todas las existentes. Empezamos J :

Funciones Excel en SEO

• Función Largo

=LARGO(texto)

Básica pero socorrida a la hora de evaluar los caracteres de una celda, de fácil extrapolación para crear títulos y descripciones que no sobrepasen cierto número de caracteres. Un extra a esta función puede ser incluir un formato condicional, por ejemplo, que se ponga en rojo cuando alguno de nuestros títulos sobrepasa 64 caracteres.

• Función SI

=SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

De gran utilidad en tareas SEO, por ejemplo, cuando trabajamos proyectos o campañas de link building y necesitamos manejar y cruzar datos que están sujetos a condiciones concretas

• Función Contar.SI

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Al igual que la anterior, podemos aprovechar esta función en acciones SEO, por ejemplo, para listar grandes cantidades de información que contienen nuestras celdas, haciendo comparaciones de rangos y viendo las coincidencias.

• Función Sumar.SI

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Esta función nos ayuda a realizar la misma operación que antes, pero en este caso, en vez de contar, suma dentro de un rango respetando que se cumpla cierto criterio establecido.

• Funciones SEO Excel tools

Este complemento que se puede descargar aquí constituye un valor añadido a nuestro trabajo en Excel, con una gran lista de funciones, algunas tan útiles como:

=HtmlTitle(string url)

Devuelve el contenido de la etiqueta “title”

=HtmlMetaDescription(string url)

Muestra la descripción del “meta description”

=HtmlH1(string url)

Nos deja ver qué H1 tiene la url indicada

=LinkCount(string url)

Devuelve el número de links de la url

Funciones Excel en SEM (PPC)

• Función BuscarV

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Con buscarv podemos buscar relaciones entre datos, en el caso de campañas en Google Adwords cuyos datos manejemos en Excel, podremos encontrar relaciones por ejemplo, entre nomenclaturas compartidas, o bien, urls de campaña, etc.

A tener en cuenta un pequeño matiz en la versión Microsoft Excel 2012, esta función pasa a llamarse «consultav»

• Función Concatenar

=CONCATENAR (texto1;texto2; ...)

Función especialmente útil para generar listados de prácticamente cualquier cosa, de forma rápida y semi automatizada, por ejemplo, combinaciones de keywords, ads, grupos de anuncios, etc.

• Función Promedio Ponderado

=SUMAPRODUCTO(rango)/SUMA(rango)

Si lo que queremos es trabajar con datos que tienen determinado peso en función de criterios, por ejemplo, ver datos en relación a clicks recibidos o gasto realizado.

Esta función es muy útil para no perder la perspectiva de dichas cifras

• Función SI

=SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

Ya la mencionábamos en el área SEO, pero en PPC o SEM, se suele hacer uso de ella para anidar otras funciones, cuando se cumple la condición. Por ejemplo hablando de anuncios de Adwords, podríamos decir SI el Ad tiene menos de 10 caracteres, vamos a concatenarlo con una cadena A, y en caso de que tenga más de 10 caracteres, vamos a concatenarlo con una cadena B.

Funciones Excel en Analítica Web

• Función Correlación

=COEF.DE.CORREL(matriz1;matriz2)

Una forma de comparar la correlación, valga la redundancia, entre dos rangos, se puede evaluar con esta función. Es común en analítica web la necesidad de establecer relaciones entre distintas propiedades, por ejemplo, analizando el número de visitas frente a la inversión, observar la correlación para después poder obtener hipótesis que nos ayuden a tomar decisiones al respecto.

• Función Concatenar

=CONCATENAR (texto1;texto2; ...)

Como ya hemos visto anteriormente, esta función tiene el poder de unir distintas cadenas de texto, o celdas diferentes, en una misma. Para el día a día de un analista, se convierte en imprescindible para tareas tan habituales como puede ser, por ejemplo, el taggeado de urls con parámetros utm.

• Función BuscarV

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Esta función tan útil para todas las áreas, también tiene especial repercusión cuando de analítica web hablamos. En muchas ocasiones a la hora de armar dashboards o informes de kpi’s, existen datos que debemos buscar, filtrar y a veces, necesitan de operaciones manuales por parte del analista.

Con buscarV podemos localizar y acceder, por ejemplo, a listas de urls de landing pages para presentar dicha información como un indicador que evoluciona en el tiempo.

 Funciones Excel en el departamento de Administración

• Función BuscarV

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

En el caso del departamento de Administración en una agencia, Excel también es una potente herramienta para organizar datos e información. Esta función concretamente, puede ser bastante recurrida para gestionar y localizar Facturas de Google, por ejemplo, dentro de tablas de información financiera.

• Función Hoy

=HOY() Fecha Actual

Aparentemente simple, esta fórmula pone a nuestra disposición la capacidad de obtener fechas y compararlas entre ellas. La función en sí, no tiene argumentosí, pero lo interesante es optimizar su uso con otras opciones como:

=HOY()+3

Devolvería la fecha actual más 3 días

=FECHAVALOR("1/1/2023")-HOY()

Número de días de diferencia entre ambas fechas

=DÍA(HOY())

Devolvería el día actual en formato numérico

=MES(HOY())

Devolvería el mes actual en formato numérico

Otras Funciones de uso frecuente

• Inmovilizar Filas o Columnas: útil para tener presente en todo momento, determinada información que no queramos perder de vista ni un segundo.
• Eliminar duplicados: por ejemplo trabajando con anchor text y urls,esta opción nos puede servir para tener idea de las palabras únicas utilizadas como textos de enlace.
• Cambiar de minúsculas a mayúsculas y viceversa: utilidades las dos bastante cotidianas, para todo tipo de situaciones, se llevan a cabo con:

  =MAYUSC(celda)

  =MINUSC(celda)

• Buscar y Reemplazar: para crear variaciones de títulos y descripciones en SEO, o variar anuncios de PPC, entre otras cosas.
• Filtros: ya sean autofiltros, personalizados o avanzados, la característica común es la posibilidad de acceder y trabajar con subgrupos de datos, dentro de nuestra hoja. En todas las áreas se utilizan combinados con formatos condicionales.